NVQ 3级：在业务和管理中订购产品和服务

要获得商务和管理三级文凭，需要对订购产品和服务有透彻的了解。

本单元简介

这个单位是B组的可选3级单位，有5个学分，相当长。完成本单元后，候选人将能够识别和使用不同的产品和服务，编写产品和服务的规范，并确保产品和服务符合组织或公司的期望和标准。

候选人应该能够说明选择优质产品，但物有所值的原因。他们还应该能够解释如何协商最佳的物有所值。候选人将需要知道如何以及为什么与供应商和服务提供商保持良好的关系，还需要知道和理解什么是供应链及其运作方式。

除了本文之外，还有一份个人声明，涵盖了该部门的绝大部分！

1.1确定组织的产品和服务的不同信息来源。

公司总是在寻找他们在不同来源和提供商中使用的产品的信息，以便他们可以根据自己的需要做出明智的决定，以使业务有效。他们查看不同公司的产品成本；他们着眼于单个服务的价格并找到最匹配的产品，即在成本和质量方面最适合其组织的产品。这些信息可以通过目录，网站，报纸，传单或致电公司来收集。

1.2说明如何使用有关产品和服务的不同信息来源。

有关产品和服务的信息可以在线获得或以小册子的形式获得，也可以直接从公司获得。人们必须使用此信息来确定最适合公司和员工需求的服务或产品。不同的来源也有助于比较不同的产品和服务，以便选择正确的产品和服务。我们可以要求他们向我们发送样品和目录，以了解成本和质量。同样，对于批量购买，我们可以要求报价并选择最佳的报价。

1.3描述如何编写产品或服务的规范。

该规范描述了您要购买的物品以及供应商必须报价和提供的物品。

在编写产品规格时：

• 指导方针必须明确而简短。
• 它必须包括成本，数量并指定是交付还是收集。
• 它还需要包括健康和安全手册或说明。
• 确保您了解要求什么。
• 通过与各种供应商讨论成本和交货时间规模来彻底研究市场
• 确定与产品采购相关的潜在风险
• 清楚了解每个提供者的商品和服务

1.4确定符合组织质量期望的产品和服务的来源。

在为组织选择产品和服务时，请确保获得不同服务提供商和公司的报价，以便您可以比较不同的服务并选择具有成本效益的服务。要记住的第二件事是质量。比较不同的服务，并访问公司，以了解他们提供的服务，并在选择购买商品之前见证服务的质量。质量对于组织而言意义重大。

完成以上步骤后，进行比较以选择既具有成本效益又具有高质量的最佳服务，然后购买它们。

1.5说明选择符合组织质量期望的产品和服务的目的。

每个组织在购​​买任何产品之前都要三思而后行。他们只购买必需的东西。为了成功开展业务，他们必须购买清楚了解客户要求的产品或服务。只有组织选择满足质量期望的产品和服务，他们才能够为客户提供最佳服务。

对于在组织工作的员工来说，这也是至关重要的。为了使组织成功和有效，质量必须遍及所有人，部门，活动和职能。

1.6描述如何协商最佳物有所值。

谈判最物有所值很重要，这样您就可以控制预算，并节省开支。在进行谈判之前，请收集与您要购买的产品或服务有关的尽可能多的信息，然后确保该服务或产品对于组织而言是定性的和有用的。与其他公司检查同一产品；您可以通过在线研究，检查小册子，给公司打电话或亲自拜访来做到这一点。

一旦决定要价，并保持坚定。如果供应商不同意，您应该准备好走开。他们可能会找您谈判，或者其他公司可以为您提供具有竞争力的价格。

1.7解释与供应商发展和保持良好关系的目的以及这样做的方式。

与供应商保持良好关系是良好的商业惯例。它使您和供应商的组织受益。如果您与供应商的关系良好，则供应商可以为您提供报价，并且可以灵活地开展业务。始终确保您及时结清所有账目，对销售代表体谅，提前提前下订单，让供应商有足够的时间及时将其交付给您，而不是在最后一刻才这样做，最后要非常谨慎关于货物损坏或丢失的信息。必须小心处理。

1.8描述供应链及其运作方式。

根据维基百科和网络上的其他定义，

在供应链中，发生了各种活动，例如将产品从自然资源或原材料转变为最终产品或最终产品，然后再交付给客户或客户。供应链包括生产团队，公司，供应商，交付对象和购买客户的所有相关方。它基本上是制造商，供应商或批发商，零售商和消费者。

简而言之，供应链将产品从供应商输送到消费者，而供应链中涉及的每个人都对供应链有所贡献。

2.1描述为组织订购和提供产品与服务的程序。

为组织订购产品和服务是一项非常重要的任务，因为它涉及到照顾客户。产品可能包括办公用品之类的基本物品，例如印刷材料，文具，IT设备等，这可能会花费很多钱。服务可能包括来自不同组织或提供者的任何服务。例如，我们的组织从NHS和护理院接受服务。

订购服务和产品时，负责人必须订购足够的数量，以免库存用完而影响组织的运作。例如，如果我们用完信封，印刷材料等，会以各种方式影响组织。

订购产品时，必须遵循以下步骤：

• 订购办公用品时，请注明产品的清晰准确的详细信息，包括产品代码。
• 尺寸，颜色和其他详细信息都应指定
• 确保获得办公室经理授权的订单
• 可以通过订购单或系统上的目录来完成订购，在我们的办公室中，可以通过SRM完成。
• 交付固定供应订单时，应逐项进行彻底检查，以确保已正确交付了订购订单中所有要求的供应，并且订购的数量正确。
• 采购订单由检查耗材的人签署，以表明已同意交付的订单。
• 任何发现不正确或损坏的物品应尽快退回并由供应商更换，以免造成不必要的延误。

2.2描述组织订购和提供产品和服务的需求和优先级。

在为组织订购产品和服务时，请检查它们对于组织是否确实至关重要，以及它将如何帮助组织平稳运行，利弊是什么，需要哪些利弊以及将是什么？使用这些产品和服务的其他优势。还要根据需求确定产品的优先级，并仅订购最重要的产品，因为订购所有要求的产品可能会在财政年度的预算中引起问题。

2.3说明制定组织政策以接受礼物和招待的目的。

对于组织而言，制定书面政策以规范公司，员工与外部环境之间的关系非常重要。每个组织都有接受礼物的政策。在我们公司中， 未经授权或披露而接受礼物或款待是不可接受的 。这阐明了组织的标准，并告诉员工对他们的期望，并保护了公司或组织。接受礼物会引起对不当行为的怀疑。

根据礼物和款待政策，

3.1说明监视和评估产品和服务订购和供应程序的目的以及这样做的方式。

监视和评估采购程序是组织管理的组成部分。采购过程中需要高度关注和专心。任何订单都必须受到监控和评估，以免对组织造成损失。

监控：在此过程中，将对产品进行连续审查。监视订单以查看它们是否在所需时间之前完成，以及是否达到了目标，包括预算和其他需求。通过监视，可以在发生任何问题时采取必要的措施并防止任何不良做法。

评价：这分析已实现的目标和目标的进展。在所有组织中，应根据其能力来每月，每季度或每年对产品和服务进行评估。它有助于跟踪目标和计划是否已实现，从而为将来的计划铺平了道路。

这些可以通过

• 制定清单以查看是否遵循采购程序。准备清单，与团队成员和组织成员之间进行讨论，因为这与所有人（而不仅仅是您）有关
• 如果有任何顾虑，可以按照图表来识别。可以确定风险领域，并可以向经验丰富的人员寻求解决方案。
• 您应该在整个采购过程中跟踪和跟踪每个采购。
• 还应始终确定所使用的采购方法是否适合所采购的商品或服务。
• 记录所有采购和交易。

3.2描述可以采取的提高产品和服务订购和供应效率的措施。

通过执行以下操作可以提高产品和服务的订购和供应效率：

• 通过公司提供的系统订购可以避免任何问题。
• 选择最具成本效益和质量的公司
• 如果要定期进行订购（例如每月一次），请始终保留要订购的项目清单，这样您就不会错过任何项目。
• 如果您没有按时收到订单，请与供应商联系以查明原因。
• 确保选择具有正确代码和数量的正确物品，并始终检查经理是否批准超过阈值限制的订单。
• 提供订单后，请检查发票和收货发票并将其发送给中央支付团队，以便按时付款给供应商。

3.3描述获得所提供产品和服务的物有所值的方法。

所有公共采购的商品和服务都必须以物有所值为基础。物有所值不是为了达到最低的初始价格，而是关于定性服务的质量和成本

可以通过多种方式实现采购的更高性价比：

• 以相同的成本获得更高的服务水平或质量。
• 避免不必要的购买，因为这会浪费金钱。
• 确保定性满足用户需求。
• 您可以随时与其他部门合作并下达批量订单，因为批量购买可以带来更好的折扣。
• 您和供应商之间的关系必须良好，以便开展具有成本效益的业务。

为什么选择最物有所值的产品和服务很重要？

选择产品和服务时，重要的是要随时选择最物有所值的产品和服务。这很重要，因为：

• 它在成本和质量之间具有适当的平衡，并且这些服务是最可靠的。
• 最佳的性价比使供应商和客户都满意，因为余额可以消除分歧。
• 它有助于建立客户与供应商的关系
• 这些产品使用寿命更长，并节省了许多其他小支出。例如，当您查看昂贵产品的成本时，与最初购买价格较低的产品的整个生命周期成本相比，该产品的整个生命周期成本要便宜得多。
• 交货时间将更快，从而节省业务及其运营中的损失。
• 付款条件将很灵活，价格不会经常变化。
• 这样，您可以在不牺牲质量的情况下节省金钱，但是物有所值始终并不意味着节省金钱。例如，提供高质量服务并以较高价格快速响应的供应商仍然可以物有所值，因为您已经花了钱就得到了优质服务。