NVQ：解释存储和检索信息的过程

了解与业务管理中的信息存储和检索有关的目的和过程。

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本文适用于攻读NVQ 2级或3级商务和管理文凭的候选人。这是一个2级单位，共有3个学分。该单元按照安全性和机密性要求处理企业或组织的信息存储和检索。我将介绍学习结果的第一部分，这将帮助人们了解存储和检索信息的过程和过程。

我们将简要讨论：

存储和检索所需信息的目的。
不同类型的信息系统及其功能。
法律和组织要求的目的，以确保信息的安全性和机密性。
确认要存储和检索的信息的目的。
检查信息准确性的方法以及原因。
如何以约定的格式和时间表提供信息。
可以删除的信息类型。
信息系统可能会出现问题，以及如何处理它们。

本文是为那些获得其业务和管理NVQ 2或3级文凭的人准备的资源。

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什么是信息？

信息可以定义为某人提供的事实或了解某人的事实或通过研究或其他方式收集的某物或事实。它也可以定义为通过某种方式传达的消息。信息可以被记录和传输，这非常重要，因为它有助于结果和决策。它需要准确并及时准备。它必须是具体的，并坚持必要性或目的（相关），具有意义和意义，这将有助于获得理解。

信息可以是物理信息，也可以是电子信息，需要进行有效管理。信息管理是组织的职责，在这里收集，管理，存储，共享，保留，检索和交付信息。

1.1说明存储和检索所需信息的目的

信息存储是将信息存放或存储在仓库（机柜，HDD，存储棒等）中的过程，而检索信息是获取与需求相关的已存储信息资源的过程。

存储任何信息的主要目的是在将来需要时便于检索。这也是公司业务实践的一部分。存储文档必须按照正确的步骤进行，以便于查找。根据信息类型的不同，信息可以存储在防火柜中，用于存储硬拷贝或硬盘，也可以存储在其他电子存储设备中，用于存储软拷贝。

根据公司，组织或业务的性质，必须存储不同类型的信息。它可以是与公司有关的秘密，也可以是与公司或雇员或客户/客户有关的高度机密文件。因此，必须按照所有机密性程序存储文件，并根据数据保护行为对其进行保护，因为这些是提供优质服务以及公司顺利运营所必需的信息。

信息检索的目的是在合适的时间为合适的人提供优质的服务，并提供所有必需的信息。仅当数据以程序方式存储时，才可以轻松检索。信息可能会出于营销目的，出于交流目的，出于监视目的，出于组织或企业可能进行的调查和其他研究目的而被检索。在可能必须与合作伙伴公司以及警察或税务局共享信息的情况下，也将检索信息。

数据的存储和检索在提高公司绩效方面起着重要作用，并且可以离线或在线以各种格式发生。

1.2描述不同的信息系统及其主要特征

信息系统是人员和组织用于信息存储和检索过程的硬件和软件网络，数据和过程的集合。它负责收集数据，创建数据，处理数据，分发数据和检索数据。它有助于提高组织的效率和效力。

早期的信息系统只有三种类型。

交易处理系统：该系统负责处理日常业务交易。交易的类型因组织而异。它有助于维护，添加，更改和删除数据。例如下订单，开票，支票存款，工资单系统，预订系统，库存控制等。前线人员使用此系统。
管理信息系统：该系统有助于执行解决问题和决策所需的任务。这些是管理级别的系统，有助于组织的平稳运行。它有助于生成运行和监视性能级别和效率级别所需的报告，会计数据和其他事务的数据。例如销售管理系统，预算，人员，库存控制等。此信息必须非常准确且相关。
决策支持系统：该系统有助于制定长期决策，并用于协助管理人员。该系统使用内部和外部资源，并用于分析现有信息和预测效果。它们有助于汇总报告，预测，图形等。例如物流系统，电子表格模型等。

最近，添加了一些其他信息系统，它们是

行政人员信息系统：此系统有助于组织的信息流，报告和数据分析。高管和高级经理使用它来预测公司的未来，并且该系统可以显示来自内部和外部资源的数据。它有助于汇总报告和预测。
数据仓库：此系统有助于电子信息存储，也有助于分析，检索，共享和管理数据。
办公自动化：此系统是基于计算机的信息系统，可帮助创建，修改和汇总数字格式的信息。开发这些工具是为了提高办公室工作人员，行政助理，经理，专业人员，秘书和任何使用计算机存储和检索信息和数据的人员的效率。

1.3说明信息安全性和保密性的法律和组织要求的目的

组织中存储的任何信息都必须遵循安全性和保密性程序。信息安全和机密性是使数据远离未经授权的访问，披露，破坏，使用或修改的过程。它适用于物理和电子数据。所有组织都存储了大量有关其员工，客户，公司状态，产品，调查，财务等方面的机密信息。因此，在处理此信息时，必须注意遵循安全性和机密性程序，因为如果信息进入错误的操作可能会导致严重的负面后果。这也将影响组织的道德操守和运作，并导致采取法律行动。

同样，在将信息传递给其他组织或个人时，必须遵循机密性和数据保护程序。机密信息（例如出生日期，信用卡和借记卡详细信息，宗教，种族，财务状况等）只能传递给拥有权限或所有者同意的人，并且还必须遵守机密性法律和规定。

重要的是要确保保存的数据是准确的和最新的。

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1.4说明确认要存储和检索的信息的目的

组织，企业和公司存储大量信息，但是存储错误信息是没有用的。因此，在存储信息之前，必须注意收集或收集数据的阶段。必须注意确保数据正确和最新。它也适用于数据检索。如先前所讨论的，数据检索是有目的的，并且没有使用来检索过时的数据。因此，必须在给定的时间范围内定期检查过时的记录，以使系统始终保持更新。

因此，确认要存储或取回的信息的目的是避免不正确的信息，避免错误的信息，防止错误，以及避免不必要的成本和由于错误信息而引起的问题。错误的信息可能导致严重的后果。例如，客户的过时地址可能导致发送给客户的任何通信最终落入错误或危险的人的手中，这可能对公司和客户造成灾难性的影响

1.5描述检查信息准确性的方法

始终需要检查信息的准确性，因为不正确的信息会导致严重的后果。信息可以与任何有关组织的信息有关。涉及客户时，可以是他们的地址，电话号码或未付的款项；涉及员工时，可以是他们的评估，薪水，也可以是他们的地址和电话号码；对于企业来说，可以是企业的财务状况，利润，员工和客户详细信息以及其他各种信息。

可以在客户和员工信息上设置警报，以确保与他们联系以保持系统更新。为数据库目的使用好的软件将有助于准确地维护信息。外部和内部审核是使信息保持最新状态的另一种方法。

1.6说明检查信息准确性的目的

所有企业和组织都必须检查以确保其存储的信息是准确的。例如，进出的钱必须正确记录，否则看起来公司没有赚多少钱，并且会影响公司的股价，影响员工，因为公司可能无法支付员工工资，将不得不削减员工数量，贷方将不同意放贷等。

错误的信息可能会造成严重的负面影响，并可能影响公司的财务状况和价值。信息的准确性将有助于高管们为未来做计划并制定目标。他们还将能够提前计划缺点。

1.7解释以商定的格式和时间表提供信息的目的

要求提供的信息必须采用约定的格式，并且必须在约定的时间表上显示或提供。每个组织将为其处理的所有文档提供标准的业务格式。同样，在与其他公司打交道时，将需要商定格式的信息。如果未按照约定的格式提供信息，则将需要重新格式化，这将花费额外的时间，并给组织带来不良声誉。

与此非常相似，如果未以正确的格式提供信息，则可能需要花费一些时间来重新格式化，从而阻止业务跟上时间进度。如果没有在约定的时间范围内提供信息，并且在截止日期之后到达，则此后将不再使用该信息，因为时间已经过去，或者如果需要，则没有时间来解释信息。这将不利于组织的平稳运行。因此，作为组织政策和程序的一部分，必须按约定的格式按时提供信息。

1.8描述可以删除的信息类型

公司可以在业务运行时继续收集/收集信息。例如，如果公司有客户或客户的记录，则新客户将一直出现，并且随着公司的发展，数据库将拥有越来越多的信息，最终，旧的，未使用的数据，无关的数据将被淘汰。日期数据等，这些数据只会占用不需要的存储空间。每家公司都会有一项政策，告知需要在数据库中保留数据多长时间，或将物理文件存储在办公柜中多长时间。在此时间之后，可以按照安全性和机密性步骤删除不需要的信息，并销毁不需要的物理文件。删除（电子文件）和粉碎（物理文件）是用于删除信息的过程。应该对记录的信息进行定期检查，并且应该有自动化系统来标记记录以供检查，然后在适当的时候删除。

在合作伙伴公司或组织之间共享数据时，必须达成协议，将数据保留在其数据库中多长时间，然后在该时间段后删除。所有过时和不准确的信息都必须安全删除，以避免错误和有害影响。

描述必要时信息系统可能出现的问题以及如何处理它们

信息系统是组织的重要资产。有许多问题可能会导致信息系统出现问题。电子信息可能会受到病毒或黑客的攻击。物理文件信息可能由于火灾或洪水而损坏。没有权限访问信息的人可能会破坏机密性。缺乏沟通也可能导致滥用或错误存储信息。

计算机病毒可以感染计算机或网络中的程序和所有信息。为了防止病毒攻击和黑客攻击，需要使用适当的安全（防病毒）软件和防火墙，并且需要始终监视系统。应尽可能避免通过Internet进行信息共享，并且，如果需要，必须遵循安全的电子邮件和通信程序。来自未知，可疑或不可信来源的电子邮件应删除。永远不要打开可疑的电子邮件附件。从Internet下载文件时必须小心，只能从可信赖的来源下载文件。保持防病毒软件更新，以便其识别并处理新病毒。

信息还应该受密码保护，以使错误/无权的人无法访问此信息。如果需要将数据复制到外部便携式设备上，则最好对数据进行加密。应注意不要与无权访问信息的人共享信息。始终最好对所有数据进行备份，因此，如果系统出现任何问题，公司将拥有一个可以使用的备份，并且不会丢失所有有价值的信息。如果有物理信息，最好将其存储在防火柜中以及不易发生自然灾害的安全地方。

必须保护信息免受损坏，并且必须控制对其的访问。必须采取适当的措施，通过采用授权的检索程序来保护信息免遭未经授权的检索。

祝你学业顺利

本文的撰写是关于信息存储和检索的一般思路。写下作业时，请确保准备与您从事的业务或组织有关的答案。本文已提交给您，以概述您对文书工作的期望。

祝您好运，希望对您有所帮助！

问题和答案

问题：如何根据系统要求准确记录和安全存储信息？

答：请参阅我的文章中的此部分：1.5描述检查信息准确性的方法。

问题：如何解释符合系统要求的信息的准确记录和安全存储方式？

答：您的问题已在第1.3和1.6点中得到了回答。请看下面：

“ 1.3说明信息安全性和保密性的法律和组织要求的目的

组织中存储的任何信息都必须遵循安全性和保密性程序。信息安全和机密性是使数据远离未经授权的访问，披露，破坏，使用或修改的过程。它适用于物理和电子数据。所有组织都存储了大量有关其员工，客户，公司状态，产品，调查，财务等方面的机密信息。在处理此信息时，必须注意遵循安全性和保密性程序，因为如果信息进入错误的操作，可能会导致严重的负面后果。这还将影响组织的道德操守和运作，并会导致法律诉讼。

在将信息传递给其他组织或个人时，必须遵循机密性和数据保护程序。机密信息（例如出生日期，信用卡和借记卡详细信息，宗教，种族，财务状况等）只能传递给拥有权限或所有者同意的人，并且还必须遵循保密法律和法规。”

“ 1.6解释检查信息准确性的目的

所有企业和组织都必须检查以确保其存储的信息是准确的。例如，进出的钱必须正确记录，否则，看起来公司没有赚多少钱。这可能会影响公司和员工的股价，因为公司可能无法支付员工工资，并且将不得不削减员工人数，而贷方将不同意放贷等。

错误的信息可能会造成严重的负面影响，并可能影响公司的财务状况和价值。信息的准确性将有助于高管们为未来做计划并制定目标。他们还将能够提前计划缺点。”

问题：公司为什么必须将其系统开发时间表与所需信息的时间范围联系起来？

答：如果没有与时间表相关的开发进度，该公司将无法制定计划或不知道如何完成该项目。无论项目的规模或范围如何，进度表始终是项目管理的关键部分。这告诉公司和团队何时应完成每项活动，已完成的工作以及完成工作的顺序。这样，公司对项目的愿景就变成了基于时间的计划。