如何使用自动电话系统改善呼叫路由

电话系统可以建立或中断客户关系。

商务办公电话系统应专注于客户服务。它需要在适当的客户服务台处快速将呼叫者连接到现场人员。

设计较差的电话系统菜单结构可能会破坏业务关系，尤其是当一个电话不能仅通过一两次按键就通过自动电话系统时。

从简短的欢迎问候开始

最初的欢迎问候语应提及公司名称，因此呼叫者知道他们已正确拨打。

不要包含不必要的言论。您的呼叫者想开始做生意，所以不要浪费时间。快速为人员或部门提供选项列表，并使其简洁明了。

您的电话系统如何吸引客户

最关键的步骤是以最快的方式将呼叫者连接到适当的人员。

需要清楚地了解选项菜单，因此呼叫者无需猜测要按下的键。

如果您曾经有过致电公司，进入其自动化电话系统并通过无尽菜单获得解决方案的经验，那么您将体会到对电话系统进行编程的重要性，以便呼叫者可以轻松快速地进行操作。

当客户致电您的公司时，他们可能已经知道他们想要哪个部门。但是，他们可能不认识他们需要与之交谈的人。因此，菜单系统应提供部门的简短列表。

例如：

保持简单，并使其简短。要精确，不要使用外部人可能不理解的内部行话。那样只会使呼叫者感到困惑，使他们感到沮丧，或者浪费时间按错键。他们将需要转移到正确的人员，或更糟糕的是，将其放回自动值班人员。

业务基本电话礼仪规则

接听电话时，工作人员应宣布他们的姓名，或者至少是部门名称，以便呼叫者立即知道他们来对地方了。

如果员工接听了路由错误的电话，请指示他们礼貌和乐于助人。您的员工应尝试确定呼叫者需要的正确部门，并将其转移到该分机。

使来电者感到通缉

当呼叫者对公司的电话系统感到沮丧，并且无法轻松地浏览菜单选项时，他们会感觉到公司并不在乎自己的生意。这就是导致人们放弃与特定组织开展业务的原因。

您的电话系统必须做三件事：

它必须使他们的顾客感到受欢迎。
它必须使呼叫者能够轻松快速地获得他们想要的东西。
它必须始终可以选择通过按零直接转到有生命的人。

提供必要的电话菜单选项

考虑人们通常会要求什么，并包括菜单选项来满足这些需求。这就是使电话系统正常工作所需要的。

适当的计划将有助于实现这一目标。询问您的人员他们通常处理哪种类型的呼叫以及如何处理。

反馈是有价值的，并为正确编程电话菜单系统提供了建设性的思路。听批评。它有助于了解如何简化和简化任何需要改进的内容。

确认电话系统的准确性

我经常打电话给大公司，听到一堆相互矛盾的选择。

在全面测试之前，我不认为电话系统的编程已经完成。一旦公司投资了新的电话系统，技术部门中的某人应检查其对呼叫者的指导程度。

他们需要像对待客户一样打进电话，以了解系统如何处理该呼叫。通过测试每个菜单选项，他们可以捕获并纠正任何弱点。

避免企业演讲

一些公司的员工创建并记录普通呼叫者不熟悉的电话菜单，因为他们使用公司人员已知的Corporate Speak，但其他公司可能不清楚。

确保避免这些陷阱，因为它会使您的来电者感到沮丧并失去他们的生意。

最好的解决方案是让外部人员浏览菜单选项，看看他们是否完全理解每个提示，而不必猜测其含义。

如何处理电话系统过载

如果您的人员负担太重，以至于自动电话系统会让人们等待太久，那么可以考虑添加一项功能，让呼叫者选择留下回叫号码。录音可能告诉他们要在x分钟内回电，并且真实的人必须在该时间内回电！

不要使用多余的计算机生成的声音来假装自己是真实的人，只是为了放慢脚步。呼叫者听到“当我查询您的帐户时，便会觉得您是白痴”。

人们知道那是假的。您不想给人以那种印象。

始终允许现场操作员按零

某些呼叫者可能没有正确的心态来收听一长串录制的选项。出于这个原因，最好提供直接通向真实人的菜单选项零。

当我给公司打电话时，我感到很着急，我按零，我希望得到一位接待员，他可以将我的电话转接到合适的部门或人员，而无需我听冗长的菜单。

某些自动电话系统会在多次按零后将呼叫者路由到现场接线员。我不宽容这种方法。有些公司玩这些游戏只是可惜的。最好使它工作而不会打扰您的呼叫者。

总之，向呼叫者显示您所关心的

一些公司，特别是公用事业公司和政府机构，对他们的客户服务非常糟糕，当呼叫者无法通过电话系统时，这是显而易见的。

他们似乎并不在意，但更有可能的是，他们没有足够的经理来负责监督程序员在设置电话系统时所做的工作。

不一定要那样。这些系统应能加快呼叫者的速度，并迅速提供所需的信息。

如果您遇到不适合您的电话系统，那是经理的错。他们负责监督系统程序员。

致力于设计简单易用的电话系统的公司将使满意的客户满意，他们将重点放在客户服务上。