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有组织的办公室意味着有组织的头脑。继续阅读以学习出色的组织技巧。
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我们可能减少了处理纸张的数量，但这并没有使处理所有竞争性需求变得更加容易。实际上，这更加困难，因为“文书工作”以多种不同的格式出现。但是，如果您要组织工作，则黄金法则仍然适用。
组织工作的黄金法则
- 每张纸，电子邮件或电话留言仅处理一次
- 完成后，将其归档在适当的位置。
- 完全完成后，请对其进行装箱或存档。
当然，在现实生活中，通常很难实现这些目标。但是，只要努力遵守规则，您的生活就会更加轻松。
黄金法则：每个项目只能处理一次
当您很忙时，很容易将帐单或其他东西放在一边，然后说您将“以后再处理”。现实情况是，您已经在查看它，因此您已经被打断了。与关闭或放下它相比，执行某件事将更加省时。
我知道，您会说，“但是我必须去银行/上网/去邮局付款，这笔帐目我现在不能这样做。” 我明白，但这个想法是去 远，你可以 实现这一目标，哪怕只是一小步。
选项1-往前走一小步
假设您必须去邮局付款。在这种情况下，请将钞票放在钱包中，这样下次购物时就不会忘记它。或者，如果您必须上网，则将帐单放在计算机上。您可能有一个“事情要做”的文件托盘，或者只是将帐单放在键盘上，所以下次登录时不会错过它。如果是电子邮件或消息，请将其移至“待办事项”文件夹或添加提醒。
选项2-委托
如果其他人做一些与文档，它绝对值得花几分钟的时间通过电话或电子邮件的那个人 马上 ，不管你有多忙。这意味着当您很忙时，另一个人已经在解决问题，并且正在取得进展。
小费！
一旦完成了文档，就不要将其放在获取它的位置：养成立即将其放在适当位置的习惯。
如果您没有“合适的地方”怎么办
如果您没有“合适的地方”，请立即整理！对于完成的项目，您需要一个“适当的位置”，对于仍然需要操作的项目，则需要一个适当的位置。
它可能像六角琴一样简单（一个大的硬纸板文件，上面有几个插槽，每个字母一个，或者带有您可以自己决定的标签）。即使您所能管理的只是一个标有“票据”的纸板箱，另一个标有“税”的纸板箱，也请确保您有东西。
小费！
请记住，有时“适当的地方”是废纸bin。您无需保留所有内容！
您不需要保留家庭帐单
除非您是在家经营企业并且需要纳税，否则您无需永远保留家庭账单。收到下个月的帐单后，电费，煤气费和电话费都可以扔掉，您会看到它们已经收到您的付款。保留水电费账单的唯一原因是您想监控使用情况，现在许多供应商都可以在线或应要求将这些信息提供给您。
如果您认为您可能要在不久的将来申请贷款，请保留六个月的银行对帐单，因为银行可能会要求您重新打印。否则，一旦您检查了一个声明并知道它是正确的，保留它就没有任何价值，除非您是税务员需要的。同样适用于工资单-请查看您当地的税收法规。
封存
当您完成文档但需要保留它们时，最经济的方法是使用信封。
大信封比纸板文件夹或活页夹占用的空间少得多，因此它们是最节省空间的方式来存储您必须保留的文件，但很少需要查看。它们也很便宜！您可以将信封放在信箱的旧手提箱中或装饰性的收纳盒中。
完成任何类型的项目后，请将所有内容放入信封中。用漂亮的大笔用粗笔在信封上标上主题和日期。一个例子可能是申请抵押-一旦完成所有文书工作，您可能永远不会再看这些文件，而只需要分期付款。因此，请将所有律师的信件和银行文件放在信封中，并放在安全的地方。
笨重的文件夹占用太多空间
税收呢？
税收也是如此。您确实必须将您的年度税信息保持几年（检查您的当地要求），但是除非经过审核，否则您可能永远不会再查看它们。将每年的税款放在一个单独的信封中，贴上标签，然后将它们收起来。
如果遵循此例程，则不需要大量空间来存储活动文档，这将使保持整洁和归档新内容变得更加容易。
小费！
养成在每个财政年度末查看文件的习惯。
每年年底，清理新年度不需要的所有文件-将它们封装并存放起来，或将它们装箱。对您的计算机执行相同的操作。
文档将更易于归档和查找，并且您的“活动”归档不会占用太多空间。
排序！
