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书面交流对您的评价很高
看来您的事业无路可走吗？感觉像您被困在公司阶梯的最下面吗？如果是这样，您可能需要仔细阅读书面交流。令人讨厌的标点符号和语法错误可能会让您退缩。
在当今的工作场所，出色的商务写作至关重要。在要求雇主和专业招聘人员列出他们希望在雇员中找到的素质的调查中，有效的商务写作技巧是最重要的。雇主希望员工能够以有条理和连贯的方式传达信息，而不会因粗心的写作错误而妨碍良好的沟通。错误使用的单词或在错误的位置使用逗号可能传达除预期消息以外的其他信息。商业文档不够清晰会导致客户不满意，甚至引起诉讼。
即使没有可怕的法律后果，充满语法和标点符号错误的文档对作者的反映也很差。写作不力缺乏可信度和说服力。它不会激发信心。它很烦人。
在担任公司律师超过20年的时间里，我审查了许多商务通讯。我已经亲眼目睹了语法和标点符号中的常见错误如何导致沟通混乱，客户烦恼和职业停滞。这是我在商务写作中五个最讨厌的错误的清单，以及如何避免它们。
1.错位的使徒
可能没有其他书写错误会引起读者与放错撇号相同的黑板上指甲的反应，即使用所有格形式来表示某物中的一个以上。这个错误很烦人，因为它是如此普遍，并且不仅限于商务写作。你们都看过了：
- 我早餐吃了煎饼。
- 史密斯买了一辆新车。
- 1960年代是疯狂的十年。
尽管流行撇号的目的是显示复数形式，但只有拥有某些东西的复数形式需要加撇号，并且该撇号通常以字母“ s”开头：
- 煎饼的蓬松质感
- 史密斯的新车
- 1960年代的社会动荡
只有少数情况下可以使用撇号来表示复数。在这些情况下，必须使用撇号来避免混淆：
- 她的成绩单上有3个A。（使用撇号可避免与“ as”一词混淆。）
- 订购五个#371KV。（使用撇号显示“ s”不是序列号的一部分。）
2.对我，我自己和我的困惑
您阅读过几次以“如果您有任何疑问，请与Jane或本人联系”为结论的商务通讯？作者要么试图通过使用听起来更雅致的“我自己”来代替“我”来使声音听起来复杂，要么与简混在一起，对是使用“我”还是“我”感到困惑，并选择了“我自己” ”。结果是反身人称代词的恼人和普遍滥用。
您可以通过应用简单的测试来避免犯同样的错误。让简离开照片，看看句子的发音。您是否会说：“如有任何疑问，请与我联系”？不，您会说，“请与我联系。” 对？如果在这种情况下使用“我自己”，则需要继续阅读有关语法的其他帮助。
“我，我和我”是人称代词的三种不同情况。情况根据代词是充当句子的主语还是宾语而变化。
对于句子的主题（表明句子含义的名词），请使用“ I”：
- 我写了那封信。
对于句子的对象（使动词具有含义或完成介词短语的名词），请使用“ me”：
- 如果您有任何疑问，可以问我。
- 有问题可以直接找我。
如果动作的主题和动作的对象相同，则使用反身代词“我自己”：
- 我自己做的。
- 我看着镜子里的自己。
就像您需要一面镜子才能看到自己一样，像“我自己”（或您自己，自己等）这样的反身代词也需要句子中的另一个名词或代词来反映它。如果没有，则适当地使用主观情况（I）或客观情况（me）。
3.随机逗号
我不愿写逗号，因为逗号可能很棘手。实际上，我可以继续讨论几段，以决定上一句中的“逗号”和“因为”之间是否应该出现逗号。但是我不会，因为我的逗号问题比在将两个独立的子句连接在一起之前是否应使用逗号更为基本。（如果您想知道，我在这里的回答是“否”；这些条款简短且在思想上紧密相关。）
逗号最令人讨厌的问题是，当它们随机出现在句子中时，不需要和不属于它们。（是的，我想在这里指出一点。）
我不在乎您是否用简单的句子使用逗号。我不会因为坐标形容词之间没有逗号而大惊小怪。我的英国朋友告诉我，无论如何，我们在美国英语中使用太多逗号。严格的美国使用规则可能就是这么多商业作家过度使用它们的原因。
逗号的问题是它告诉眼睛停止阅读一会儿。需要休息时没关系，例如说话时喘口气。但是意外的逗号就像打ic。他们很烦。
关于何时使用它们有很多规则，但是如果您记得其中任何一个，请记住以下几点：如果您无法想到使用逗号的特定原因，请不要使用它。
在以下情况下，切勿使用逗号：
- 在描述性单词和名词之间，它描述：“我读了写得不好的字母。” 不正确的
- 在主题和动词之间：“写得不好的信使我烦恼。” 不正确的
- 在两个具有单个主题且由一个连接词连接的子句之间：“我读了这封信，并更正了所有标点符号错误。” 不正确的
- 要引出一个限制性条款（对句子的意义至关重要的一个条款）：“启发本文的那封信充满了令人讨厌的标点错误。” 不正确的
4.滥用“原样”
在商务写作中，短语“就这样”经常被用作表达“因此”的一种更奇妙的方式，好像需要一个更正式的词一样。例如，一封信中可能写着：“此信函表示您违反了我们的协议。照此，您有10天的时间可以纠正违约，否则该协议将被终止。” 在该示例中，使用“如此”代替“因此”来表示“出于该原因”或“因此”。那是错的。
正确使用的短语“如此”是指读者指名词或名词短语之前的名词，性质或能力：
- “我是语法的坚持者。因此，当作家晃动分词时，我会很生气。” 正确
为避免错误地使用“如此”，请问自己“什么？” 如果前提名词合适，则用法正确：
- “作为坚持语法的人，当作家晃动分词时，我会很生气。” 正确
如果“原样”没有使读者看到前面的名词，则用法不正确：
- “由于他不注意语法规则，所以作家晃了分词。因此，他惹恼了读者。” 不正确的
询问您是否可以用附近的任何先前名词或名词短语替换“ such”：
- 作为语法规则，他惹恼了读者。
- 作为作家，他惹恼了读者。
- 作为分词，他惹恼了读者。
如果替换没有意义，或者在第二个示例的情况下，替换没有完全传达预期的含义，则“这样”的使用是不正确的。为避免使读者烦恼，请使用“因此”或将过渡性短语替换为更有意义的词或短语。
5.错误使用“ Verbiage”
这不是语法或标点问题，而是关于一个不讨人喜欢的单词的常见但神秘的误用。作为公司律师，我几乎每天都会收到一封电子邮件，内容如下：“您能在所附文档的第二段中查看拼写，让我知道是否可以吗？” 每次我不得不克制自己时，都不要做出尖刻的回答：“如果是琐事，那你为什么要浪费我的时间？”
Verbiage并不表示“文本”，“单词”，“措辞”，“内容”或电子邮件作者可能用来请求我进行法律审查的其他任何单词。“言语”是指使用过多词或过多技术表达的演讲或写作。这不是一件好事。作家应避免生疏，不要使用术语来形容他或她的书面作品。
额外提示：简化您的语言
这带来了关于商务风格写作的最后一课。当更好的选择是简单明了的描述时，不要试图通过使用花哨的词来打动人。商务口语中充满了虚构，听起来很古怪的单词。不要陷入使用它们的陷阱。当“使用”工作正常时，不要说“利用”。您会变得自命不凡，甚至变得更糟，尤其是如果您不了解自己喜欢的单词的含义。